Informativa sul trattamento dei dati personali

Informativa relativa al portale ordini ordini.sefamo.it
Ultimo aggiornamento:

La presente informativa descrive i trattamenti di dati personali effettuati attraverso il portale ordini di SE.FA.MO. S.r.l. ed integra l'informativa generale disponibile sul sito istituzionale di SE.FA.MO.. È resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR").

1. Titolare del trattamento

SE.FA.MO. S.r.l.
Stradella dei Cappuccini, 49 - 36100 Vicenza (VI)
P. IVA 00328950241
Email: info@sefamo.it
PEC: sefamo@legalmail.it

2. Responsabile della protezione dei dati

Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) indicato da SE.FA.MO. è JEAS Consulting S.r.l., contattabile all'indirizzo PEC jeasconsultingsrl@pec.it.

3. Dati trattati e loro provenienza

Il portale può trattare le seguenti categorie di dati:

  • dati identificativi e dell'account, quali username, codice cliente e ruolo assegnato;
  • dati anagrafici e professionali, quali ragione sociale e riferimenti dell'azienda rappresentata;
  • dati di contatto, quali indirizzo email, numero di telefono e indirizzi di consegna o fatturazione;
  • dati commerciali e amministrativi relativi a carrelli, ordini, prodotti, prezzi, sconti, documenti e spedizioni;
  • eventuali comunicazioni e note inserite dall'utente;
  • dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza, quali indirizzo IP, data e ora di accesso, log applicativi e informazioni sul browser o dispositivo.

I dati possono essere forniti dall'utente o dall'azienda per cui opera, oppure provenire dai sistemi amministrativi e commerciali di SE.FA.MO. nell'ambito di un rapporto già esistente. Il portale ordini non è destinato alla raccolta di dati relativi alla salute o di altre categorie particolari di dati personali; tali informazioni non devono essere inserite nei campi liberi o nelle note degli ordini.

4. Finalità e basi giuridiche

Finalità Base giuridica
Creazione e gestione dell'account, autenticazione e assistenza all'utente. Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali e legittimo interesse del Titolare alla gestione del rapporto commerciale.
Inserimento, approvazione, evasione e consultazione degli ordini, dei documenti e delle spedizioni. Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali.
Adempimento di obblighi amministrativi, contabili, fiscali e di legge. Adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare.
Invio di comunicazioni di servizio, comprese le credenziali di accesso e le notifiche relative agli ordini. Esecuzione del contratto e legittimo interesse alla corretta erogazione del servizio.
Sicurezza del portale, prevenzione degli abusi, diagnosi dei malfunzionamenti e tutela dei diritti del Titolare. Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei sistemi e alla difesa dei propri diritti.

5. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari alla creazione dell'account e alla gestione degli ordini è necessario per utilizzare il portale. Il mancato conferimento può rendere impossibile creare o mantenere l'account, trasmettere gli ordini o fornire le funzionalità richieste.

6. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici da personale autorizzato, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione. Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o divulgazione. Le credenziali sono personali e devono essere custodite con cura dall'utente.

7. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari alle finalità indicate, a:

  • personale e collaboratori autorizzati di SE.FA.MO.;
  • fornitori di assistenza informatica, manutenzione, hosting, infrastruttura e sicurezza;
  • fornitori dei servizi di posta elettronica e comunicazione;
  • consulenti amministrativi, fiscali o legali;
  • trasportatori e altri soggetti coinvolti nell'esecuzione dell'ordine, quando necessario;
  • autorità o altri soggetti ai quali la comunicazione sia dovuta per legge.

I fornitori che trattano dati per conto di SE.FA.MO. sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 GDPR, ove richiesto. I dati non sono diffusi.

8. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Qualora un fornitore comporti il trasferimento di dati personali verso un Paese esterno allo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o di garanzie appropriate, quali le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

9. Periodo di conservazione

I dati sono conservati secondo i seguenti criteri:

  • i dati dell'account per la durata del rapporto e finché l'accesso al portale rimane necessario;
  • i dati relativi a ordini e documenti per il periodo previsto dagli obblighi civilistici, contabili e fiscali applicabili;
  • le comunicazioni per il tempo necessario a gestire la richiesta e documentare il servizio prestato;
  • i log tecnici e di sicurezza per il tempo strettamente necessario alle finalità di sicurezza e diagnosi;
  • oltre tali termini, quando necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Al termine dei periodi applicabili, i dati sono cancellati o resi anonimi.

10. Cookie e dati tecnici

Il portale utilizza cookie tecnici strettamente necessari per consentire l'autenticazione, mantenere la sessione, proteggere le richieste da utilizzi fraudolenti e memorizzare le preferenze indispensabili al funzionamento. Questi cookie non richiedono il consenso preventivo. Il portale non utilizza cookie per pubblicità o profilazione. La disabilitazione dei cookie tecnici tramite il browser può impedire l'accesso o il corretto funzionamento del servizio.

11. Processi decisionali automatizzati

I dati trattati tramite il portale non sono utilizzati per decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato.

12. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può chiedere l'accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e può opporsi al trattamento. Quando il trattamento è basato sul consenso, può revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Le richieste possono essere inviate ai recapiti del Titolare o del DPO indicati sopra. L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

13. Modifiche all'informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con l'indicazione della data di revisione.